ساختار و ویژگی های یک ارائه مؤثر با استفاده از نرم افزار پاورپوینت

مقدمه

در دوران معاصر ارائه دادنِ یک موضوع تقریباً به معنیِ آماده کردنِ تعدادی اسلاید با برنامه‌ای مانند Microsoft Power Point یا برنامه‌های مشابهِ آن است. به همین دلیل در این بخش به بررسی نکاتیِ که در هنگام آماده کردنِ اسلایدها باید مدنظر قرار گرفته‌شوند می‌پردازیم.
در هنگامِ ارائه، ابزارهایِ مختلفی در اختیار داریم که در ارائه بسیار مفید هستند، به شرطی که باعث نشوند کنترل از دستِ ارائه‌کننده خارج شود. ایزار هایی مانند شکل، نمودار، و در حالتِ کلی اسلایدها، یادداشت‌هایی که از سخنرانی به حاضران در جلسه داده‌می‌شود و … . ارائه کنندگانِ زبده طریقه‌ی استفاده‌ ازاین ابزار ها را خوب می‌دانند.
ارائه باید روان باشد. این را می‌توان با نظرخواهی از حاضرین جلسه فهمید. با یک نظرخواهیِ خوب، می‌توان ضعف‌های یک ارائه‌دهنده را در مهارت‌های اصلیِ ارائه‌دادن خیلی زود مشخص کرد. این روزها، شنوندگانِ سخنرانی‌ها بسیار پیچیده‌تر از قبل شده‌اند! با مرور زمان آنها همینطور بیشتر و بیشتر از ارائه‌دهندگان انتظار دارند، در نتیجه می خواهنداز ارائه‌دهنده مطالبی یاد بگیرند. اگر مطالب زیاد باشند کسل می‌شوند و اگر تفریح زیاد باشد این سؤال برایشان پیش می‌آید که چیز نکات ارائه شده در این جلسه مفید بوده است یا خیر.
سؤالِ مهمی که پاسخ دادن به آن برایمان مهم است این است که «مخاطبین چه چیزی از ما می‌خواهند؟».
روشِ ارائه ی ما باید به مخاطبینِ جلسه و مطلبی که می‌خواهیم به آنها بگوییم بستگی داشته‌باشد.اگرمی‌خواهیم ارائه‌ ای داشته باشیم که رویِ مخاطب اثرگذار باشد، باید سه سؤال را در ذهنمان داشته‌باشیم:
- حاضرین چه می‌بینند؟
- چه می‌شنوند؟
- چه احساسی پیدا می‌کنند؟

ساختار

خاصیت مهم ارائه‌ی شفاهی این است که وقتی یک جمله‌ای را بیان می کنید، شنونده دیگرنمی‌تواند دوباره آن جمله را بشنود. در صورتیکه موقعِ خواندن، اگر یک جمله‌ را متوجه نشویم، می‌توانیم برگردیم و دوباره بخوانیم. هنگامی که صحبت می‌کنید شنونده باید بتواند منظور شما را متوجه شده و ضمناً باید بتواند کلام شما را نیز دنبال کند. زیرا اگر در خلال صحبت های شما به فکر فرو رود از باقی مطلب جا می‌ ماند. به همین دلیل، برای اینکه به مخاطبینتان کمک کنید که ارائه‌ تان را دنبال کنند، باید ساختار ارائه را به شكل مناسبي انتخاب کنید.
به همین دلیل پیشنهاد می شود این موارد را رعایت فرمایید:
- معرفی (به مخاطبینتان بگویید که در طول ارائه قصد دارید چه مطالبی را بیان کنید)
- بدنه‌ی اصلی مطالبتان را عنوان کنید
- نتیجه گیری
این تکرار تعمدی باعث می‌شود که مخاطبینتان راحت‌تر بتوانند صحبت های شما را دنبال کنند و ضمناً بتوانند راحت‌تر نکاتِ مهم را به خاطر بسپارند.
ساختارِ یک ارائه به شدت به نوعِ آن، و همچنین موضوعِ آن مربوط است. یک ارائه‌ی خوب ممکن است ساختاری مانند این داشته‌باشد:
۱. یک شروع که با جلبِ توجه همراه باشد
۲. مرور کوتاهی در موردِ موضوع
۳. مطرح کردنِ صورت مسأله، یا به عبارتِ دیگر مشکلی که وجود دارد، و نیاز به برطرف کردن آن است.
۴. توضیح اینکه راهِ حل شما چگونه این مشکل را برطرف می‌کند و چه مزیت‌هایی دارد.
۵. شرح اینکه چگونه می‌توان این راهِ حل را پیاده کرد. به عبارت دیگر قدم‌های پیاده‌سازی را بگویید.
۶. خلاصه‌ و نتیجه‌گیری
خوب است شما هر تغییری که لازم می‌دانید در این ساختار بدهید.
نکته‌ی بسیارمهم این است که قبل از ساختنِ اسلایدهای ارائه، برایِ دانستن اینکه مخاطبینتان به چه اطلاعاتی احتیاج دارند باید درباره‌ی آنها تحقیق کنید. یکی از اصولِ یک ارائه‌ی خوب این است که قبل از ارائه هر چه می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست آورید. در حالتی که امکانِ این کار (از مدتی قبل از ارائه) وجود نداشته باشد، خوب است قبل از شروعِ ارائه صحبتی با مخاطبین داشته باشید که در همان زمان تا جایی که می‌توانید درباره‌ی مخاطبینتان اطلاعات به دست بیاورید.
با سازماندهی اسلایدهای ارائه به صورتی شبیهِ آنچه بیان شد، می‌توانید مطمئن باشید که ارائه‌تان دارای یک روند منطقی است، به طوری که مخاطبین به راحتی می‌توانند آن را دنبال کنند. در ضمن، مطالب هر بخش باید ساده و سازماندهی شده باشند. بهترین راه برای جمع‌آوری اطلاعات و آماده کردن اسلایدها در power point استفاده از outline pane است. در قسمتِ outline pane می‌توانید اسلایدهای ارائه‌تان را آماده کنید بدونِ اینکه لازم باشد درباره‌ی ظاهر آن فکر کنید. با تمرکز روی متنِ اسلایدها در حالت outline، می‌توانید به راحتی ایده‌هاتان را جمع‌آوری کنید، روالِ کلیِ ارائه را در نظر بگیرید، و مطالب مختلف را جابه‌جا کنید تا روال منطقی‌تر شود. فراموش نکنید که مثال‌های لازم را در اسلایدهایتان بگنجانید. وقتی این کارها را انجام دادید، نه تنها یک روالِ منطقی خوب برایِ ارائه‌تان آماده ‌کرده‌اید، بلکه powerpoint ارائه‌تان را آماده کرده‌است- اسلاید به اسلاید!

جزئيات مطالب

ارائه معمولاً برای این است که تلاش‌هایی را که انجام داده‌اید به مخاطبین‌تان انتقال دهید. اینکه در ارائه، کمی از تاریخچه و کارهای دیگران بگویید خوب است، ولی این نکته را فراموش نکنید که این ارائه برای نشان دادن کارهای خودتان است. پس حجم زیادی از وقتِ ارائه را به توضیح کار خودتان اختصاص دهید.
از سویِ دیگر جزئیاتِ خیلی زیاد، یا محاسباتِ پیچیده، ممکن است شنوندگان را شدیداً کسل کند. با توجه به میزانِ معلومات مخاطبینتان، طوری کارتان را توضیح دهید که هر یک از حضار شهودی از کلیت کار پیدا کند. لازم نیست جزئیاتِ دقیق و کاملِ کارتان را بگویید. فقط روالِ منطقی و کلی کار کافیست. رویِ خاصیت‌ها، قابلیت‌ها و برتری‌های کارتان بر دیگر کارهای مشابه تاکید نمایید. کافیست جزئیات را در حدی توضیح دهید که شنوندگان علاقه‌مند شوند تا درباره‌ی آن مطالعه کنند، نه اینکه همه‌ی مطالبِ مربوطه را خودتان به آنها ‌بگویید! از فرمول‌ها و روابط بسیار پیچیده برای تاثیرگذاری بیشتر ونشان دادن دانش خود استفاده کنید، ولی وقتِ زیادی برایِ آن تلف نکنید! در این حد که مثلاً: «برای به دست آوردنِ ضرایب قسمت قبل از این رابطه استفاده کردیم» و بعد از فقط چند ثانیه سکوت اسلاید را عوض کنید!
قانونی با عنوانِ قانونِ بیست – هشتاد وجود دارد که چنین می‌گوید: «۲۰٪ مطالب ۸۰٪ اهمیت دارند و ۸۰٪ باقی‌مانده فقط ۲۰٪ اهمیت دارند.» چون معمولا زمانِ ارائه محدود است، و شما باید مثلاً نتایج یک کار ۵۰۰ ساعته را در ۲۰ دقیقه ارائه کنید، لازم است فقط به همان ۲۰٪ مهم مطالب بپردازید.
درهنگامِ ارائه، همیشه نکاتی از کارتان را نگفته باقی بگذارید. البته لازم نیست نکات بزرگی باشند، کافیست مثلاً چند نکته‌ی کوچکِ پیاده‌سازی را برای خود نگه‌دارید. این باعث می‌شود مطمئن باشید کسی کارتان را کپی نخواهد کرد.
متنِ نوشته‌شده در اسلایدها به هیچ وجه نباید تمام گفته‌های شما در هنگام ارائه را در بر بگیرد. این نوشته‌ها برای آن است که اولاً چیزهایی را که می‌خواهید هنگام ارائه بگویید فراموش نکنید. ثانیاً مخاطبین بتوانند روالِ منطقی را دنبال کنند.

انتخاب عناوین

عناوینی که برای ارائه‌ی خود، و همچنین قسمت‌های مختلفِ آن انتخاب می‌کنید اهمیت بالایی در اولین اثری که روی مخاطبین می‌گذارید، دارند. در واقع قبل از ارائه، مهم‌ترین عامل قضاوت دیگران درباره‌ی کار شما عنوانِ کارتان است. بنابراین در هنگام انتخاب این عنوان باید نکات مختلفی را رعایت کنید. عنوان باید:
دقیق و کوتاه و گویا باشد. (حداکثر ۱۰ الی ۱۲ کلمه)
نکاتِ اصلی کارتان را ذکر کند.
کلماتِ کلیدیِ کارتان را شامل شود.
تفاوتِ کار شما را با بقیه‌ی کارهای مشابه نشان دهد.
تا حد ممکن جذاب باشد.

طراحی

سؤالِ اصلی این است که: می‌خواهید بیننده اول چه چیزی را ببیند؟
فکرکنید پس از پشت سر گذاشتن یک روز کامل که مشغول تهیه اسلایدها بوده اید متوجه شوید که تمامی اسلاید ها شبیه به ارائه قبلی و حتی قبل تر از آن شده است.
خوب حالا باید چه کار کنیم؟ اگر آموزش کافی در زمینه‌ی طراحی ندیده باشیم – که قاعدتا ندیده ایم! – کارِ سختی است که بگوییم چه چیز را باید در کجا قرار داد تا آن پیغامی را که می‌خواهیم درست و بدونِ‌ کم و کاست منتقل کند. خوب البته هیچ‌کس در یک چشم برهم زدن گرافیست نمی‌شود(!) ولی دانستن چند اصل مهم می‌تواند کاری کند که همان اسلایدهای مرده و بی‌روح به یک ارائه‌ی شاداب و پویا تبدیل شود.
نکته‌ی اساسی یک طراحی خوب، سلسله مراتبِ چیزهایی است که حاضرین جلسه در اسلایدها می‌بینند. به عبارت دیگر دسته بندی کردن مطالبِ یک اسلاید بر اساس اهمیت بسیارمهم است. این همان نکته‌ی اساسی است که فقط از یک راه میتوان به آن رسید: دائم از خودتان بپرسید «می‌خواهم بیننده اول چه چیزی را ببیند؟»
قاعدتاً این نکته را در نظر می‌گیرید که اولین چیزی که بیننده به آن توجه می‌کند عنوانِ یک اسلاید است. اما بقیه‌ی مطالبِ درون اسلاید چه طور؟ به همه‌ آنها به یک اندازه وزن داده اید؟ آیا اهمیت همه‌ آنها به یک اندازه ا‌ست؟ مشخصاً اینطور نیست! پس به همین خاطر باید روشی را در پیش بگیرید که مطالب مختلف را(درون یک اسلاید) براساس اهمیت ازیکدیگر جدا کنید.
روشی که می‌توان بوسیله آن این کار را انجام داد ایجاد کردن تفاوت است. تفاوت‌های فاحش. (تفاوت‌های کوچک به جای اینکه کمک کنند، معمولا باعث سردرگمی و کلافه کردنِ بیننده می‌شود) برای تفاوت ایجاد کردن راه‌های مختلفی وجود دارد: گروه بندی و فاصله دادن، اندازه‌ی نوشته‌ها و شیوه‌ی نوشتاری آنها bold) یا italic یا ...)رنگ و ...
نکته‌ی بسیار مهم دراین هنگام این است که سادگی را فراموش نکنید. هر چه بیشتر سادگی را مدنظر قرار دهید، اسلایدهای شما خواناتر می شوند. برای اینکه این مطلب را بهتر متوجه شوید به این نکته توجه کنید: وقتی می‌خواهید یک آهنگ ملایم و لطیف بشنوید، اگر صدای ضبط را تا انتها زیاد کنید، به جایِ آهنگ، سر و صدا و خش و خش و پارازیت می‌شنوید! موقعِ ساختن اسلاید ها هم نباید زیاده‌روی کنید.

خوب حالا شروع کنیم…
اول از همه تمام نکته‌ها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید و تصمیم بگیرید که کدامیک را می‌خواهید در اسلایدها بگنجانید. این نکته را به خاطر داشته باشید: فضای خالی روی اسلاید دوستِ شماست! سعی نکنید حتما تمام فضا را پرکنید! سپس نکته‌ها را دسته بندی کنید. دسته‌بندی را می‌توانید با bullet یا شماره‌گذاری، یا جدول، یا … نشان بدهید. جدا بودنِ دو دسته‌ی مختلف را می‌شود با فاصله، یا کادر نشان داد. در یک دسته قرار دادن چند مطلب، ارتباط معنایی و منطقی بین آن مطالب را به بیننده نشان می‌دهد. جدا کردن دسته‌ها نیز تفاوت بین چند مطلب را نشان خواهد داد.
خوب… حالا زمانی است که کاری کنیم تا بعضی مطالب با بقیه فرق داشته باشند!
اولین ابزاری که برای این کار داریم اندازه‌ی متن است. البته شما ممکن است ترجیج دهید این ابزار را برای آخر کارنگه دارید. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که هیچ وقت نباید بیشتر از سه‌ اندازه‌ی مختلف برای متنِ کل اسلایدهاتون استفاده کنید. زیرا بیننده را سردرگم خواهد کرد .
ابزار بعدی شیوه‌ی نوشتنِ متن است. bold نوشتنِ متن یک راه است . راه‌های دیگری هم وجود دارد مانند italic کردن، یا استفاده از یک قلم دیگر. ولی همه این پیشنهادات تقریبا یک کار را انجام میدهند!
با رنگ هم خیلی خوب می‌شود تفاوت‌ها را نشان داد. رنگ‌ها را طوری انتخاب کنید که به اندازه‌ی کافی با هم تفاوت داشته باشند.
راهِ دیگری که می‌شود با استفاده از آن تفاوت‌ها را نشان داد اغراق کردن است. اغراق کردن در اندازه‌ی متن، در رنگ، در کادر بندی و … . مثلاً وقتی اندازه‌ی عادی بزرگترین متن‌ها ۳۲ است، یك کلمه را با اندازه‌ی ۴۸ بنویسید! یا وسط یک متنِ کاملا سیاه و سفید یک کلمه را بزرگ و قرمز بنویسید.
تنها رویِ یک چیز اغراق کنید؛ نه رویِ همه آنها !
اغراق کردن کمک می‌کند که یک مطلب را به عنوانِ مطلبِ اصلی معرفی کنید و نشان بدهید که آن مطلب برای شما مهم است. نکته‌ی دیگر این است که باید حساب شده و انتخابی کار کنید.
مهمترین نکته این است که اسلایدها باید جالب و مجذوب‌کننده باشند. یک نکته‌ را مد نظر داشته باشید، اینکه وقتی یک طراحی را در پیش گرفتید، در تمام اسلایدهایِ ارائه‌تان همان طراحی را استفاده نمایید!
در نظر گرفتن و عمل کردن به این نکات (رده بندی مطالب، ایجاد تفاوت، دسته‌بندی مطالب مربوط و جدا کردن مطالب نامربوط از هم، تغییر رنگ، شیوه‌ی متن، و اغراق کردن) شما را یک گرافیست و طراح حرفه‌ای نمی‌کند ولی کمک می‌کند تا ارائه‌تان جالب‌ ترو جذاب تر شود .

نکاتِ هنری

فرض کنید بر روی اسلایدهای یک ارائه‌ی خیلی مهم کار می‌کنید. تمامِ کارهای لازم را انجام داده‌اید. اطلاعاتِ لازم را جمع‌آوری و دسته‌بندی کرده‌اید. عکس‌ها و نمودارها را در جای خودشان قرار داده‌اید. همه‌چیز سر جای خودش است. اما اسلایدها بی‌رنگ و رو و فاقد هر گونه جذابیت بصری هستند!
تصمیم می‌گیرید: اسلایدها به رنگ احتیاج دارند. رنگ باعث می‌شود که اطلاعات به چشم بیایند. این رنگ است که اطلاعات شما را به خوبی نشان می‌دهد. این رنگ است که باعث می‌شود مخاطبین ارائه به شما توجه کنند .
بیشتر مردم – یا حداقل آنهایی که پیش زمینه‌ای درباره‌ی هنر ندارند – نمی‌دانند که بیشتر از خودِ رنگ‌ها رابطه‌ی بینِ آنها مهم است. بعضی از رنگ‌ها به هم می‌آیند، و بعضی اینطور نیستند. نکته‌ی مهم به دست آوردنِ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌هاست.
رنگ هیچ‌گاه به تنهایی مورد قضاوت قرار نمی‌گیرد. بلکه همیشه محیط هم در آن اثر دارد. رنگ‌ها از رنگ‌های اطرافشان اثر می‌پذیرند.
خوب حال چگونه بفهمیم کدام رنگ‌ها به هم می‌آیند؟ چگونه رنگ‌های مناسب را انتخاب کنیم که مطلب را به خوبی منتقل کند؟ چگونه‌ رابطه‌ی مناسب بین رنگ‌های انتخابی بوجود بیاوریم؟ راهِ حل خیلی ساده‌است. پنجره را باز کنید و نگاهی به بیرون بیندازید!
وقتی می‌خواهید مجموعه‌ی رنگ مورد نظر برای اسلایدهایتان را انتخاب کنید، به رنگ‌هایی که در طبیعت در کنار هم می‌آیند فکر کنید. رنگ‌های کناره‌ی ساحل در تابستان: ترکیب آبی دریا و سبزی درختانِ انبوه کنار ساحل، شن‌های ساحل و آبیِ آسمان… . یا رنگ‌های دشت در اول زمستان: زرد کم رنگ و طلایی، سبز ملایم زمین و خاکستریِ آسمان… . این رنگ‌ها کاملاً با هم تناسب دارند. این رنگ‌ها با هم یک احساس را منتقل می‌کنند. به عبارتِ دیگر این رنگ‌ها به هم می‌آیند!
هنگامی که رنگ‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنید باید هدف داشته‌باشید. سلیقه‌ی شخصی نباید مبنای انتخاب رنگ‌ها باشد. «من این رنگ‌ها را دوست دارم» معیار کافی‌ای برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها نیست. باید برای این کار برنامه‌ای داشته ‌باشید.
رنگ‌ها نوعی احساس دما را منتقل می‌کنند. رنگ‌هایی مانند قرمز و نارنجی رنگ‌های گرم هستند و رنگ‌هایی مانند آبی و سبز رنگ‌های سرد هستند. اول از همه تصمیم بگیرید که می‌خواهید از رنگ‌های سرد استفاده‌ کنید یا از رنگ‌های گرم. برای انتخاب مجموعه‌ی رنگ‌ها یک یا دو رنگ اصلی انتخاب کنید. بقیه‌ی رنگ‌ها با تیره یا روشن کردنِ این رنگ‌ها بدست می‌آیند.
مهمترین قاعده در هنگام انتخاب رنگ‌ها این است که مجموعه‌ی رنگ‌ها را ساده نگه دارید. در ضمن، هیچ گاه این نکته را فراموش نکنید که رنگ‌های انتخابی‌تان، مخصوصاً رنگ متن با رنگ زمینه به حد خوبی تفاوت داشته باشند تا خوانایی اسلایدها از بین نرود.
فراموش نکنید: فقط یک یا دو رنگ را به عنوان رنگ اصلی در نظر بگیرید. همین اصل‌های ساده کمک می‌کند که اسلایدهای ارائه‌ی شما اثربخش و خوانا شوند.
استفاده از عکس برای پشت‌زمینه کار خوبی‌است، به شرطی که از خوانایی متن نکاهد و حواسِ مخاطبین را منحرف نکند.
متحرک‌ کردن متن و اشکال در اسلایدها، و استفاده از رنگ و پشت زمینه به شدت به زیبایی اسلایدها می‌افزاید و به نوعی وسوسه کننده‌است، اما باید به این نکته دقت کنید که این زیبایی از کارآیی اسلایدهایتان نکاهد!

راهنمایی‌هایی برای آماده کردنِ اسلایدهای ارائه

هنگامِ ارائه چه کار کنیم؟
چه نکاتی باید شفاهی ارائه شوند؟
شنوندگان فقط یک بار شانسِ شنیدنِ حرف‌های ما را دارند و نمی‌توانند اگر نفهمیدند و گیج شدند دوباره به آن گوش بدهند. آن‌ها چیزهای زیادی شنیده‌اند و چیزهای زیادی هم خواهند شنید. به خصوص اگر مخاطبان نتوانند در طولِ ارائه سؤال کنند، شفاف بودن خیلی اهمیت دارد. دو روشِ شناخته ‌شده برای انتقالِ خوبِ‌ نکاتِ اصلی وجود دارد:
- آن را خیلی ساده بیان کنیم: روی یک الی سه نکته‌ی اصلی تأکید کنیم و آن‌ را ساده بیان کنیم
- ایده‌های اصلی را زیاد تکرار کنیم: کافی است به این فکر کنیم که چه ‌قدر از ارائه‌ای که یک هفته پیش شنیده‌ایم را به خاطر داریم. بنابراین بگوییم که چه می‌خواهیم بگوییم،‌ بعد آن را بگوییم، بعد بگوییم که چه گفتیم!
به یک چیز باید خیلی توجه کرد. قرار نیست همه‌ی نکاتِ مهم را بگوییم. در یک ارائه‌ی خوب فقط باید تصویری کاملاً روشن از اصلِ مطلب یا سرنخ‌های آن را طوری بیان کنیم که مخاطبان خودشان بروند و گزارشاتِ مفصلِ آن را بخوانند. بنابراین در یک ارائه‌ی شفاهی تأکید بر وسوسه کردن و تحریکِ مخاطبان است و نه بیانِ‌ جزئیاتِ مطلب.
اگر می‌خواهیم مخاطبان از ما آزرده نشوند، باید توجه کنیم آن‌ها نیامده‌اند تا همان عبارت‌های اسلایدها را بشنوند. پس هیچ‌گاه نباید اسلایدها را عیناً بخوانیم. بلکه در عوض باید سعی کنیم چیزهایی بگوییم که یا در اسلایدها نیامده باشد یا آن‌چه در اسلایدها و یادداشت‌های حاضران آمده را بامعنی‌تر یا تکمیل کند.
متوجه باشیم که ۶۵٪ از هر پیامی که در یک ارائه‌ی شفاهی منتقل می‌شود، از طریقِ مسایلِ غیرِ شنیداریِ آن اتفاق می‌افتد. برای مثال در یک ارائه‌ی شفاهی می‌توانیم با نگاه کردن به چهره‌ها یا حتی پرسیدن از جمع، تخمینی از وضعیتِ‌ مخاطبان به دست آوریم و در صورتِ نیاز در طولِ‌ ارائه، نحوه‌ی ارائه را مجدداً تنظیم کنیم. در یک ارائه‌ی شفاهی زبانِ بدن هم بسیار مهم است. ارتباطِ چشمی با مخاطبان باعث می‌شود بهتر به سخنانِ ما گوش بدهند و هرکس احساس کند به طرزِ ویژه‌ای موردِ توجه است. حرکاتِِ دست‌ها، قدم زدن، تغییرِ لحنِ صدا،‌ و ژست چیزهایی است که در تحتِ تأثیر قرار دادنِ مخاطبان بسیار مفید است.
استفاده از شوخی هر چند دقیقه خوب است. اما باید خیلی دقت کنیم که با وضعِ مخاطبان و جلسه سازگار باشد.
در کل صحبت کردن در جمع کارِ ساده‌ای نیست. باید تمرین کنیم.
چگونه برای ارائه آماده شویم؟

یک مثالِ نسبتاً مشهور وجود دارد که می‌گوید آماده شدن برای یک ارائه شبیهِ بستنِ‌ یک کوله‌پشتی برای کوه‌نوردی است. برنامه‌ریزی کردن، اهداف را مرور کردن، و برای مواجهه با مواردِ اورژانسی و پیش‌بینی‌نشده برنامه‌ریزی کردن. بعد یک لحظه بعد از زمانی که کاملاً آماده شدی، کوله‌پشتی را باز کن و نصفِ محتویاتِ آن را خالی کن. آن‌وقت کوله را به دوش بنداز و راه بیفت به طرفِ کوه. این جوری هم ماهیچه‌ها انرژیِ بیشتری خواهد داشت، هم اگر دچارِ دردسر شدی برگشتن ساده‌تر خواهد بود.
مطمئن باشیم که درباره‌ی چیزِ خاصی که می‌خواهیم ارائه دهیم از همه قوی‌تر هستیم. در واقع فقط ما هستیم که به طورِ متمرکز روی آن کار کرده‌ایم. پس به خودمان اعتماد داشته باشیم.
حتماً باید ارائه‌ی خود را از قبل تمرین کنیم و سعی کنیم کلمات و عبارت‌های مناسب را پیدا کنیم. مثال‌ها حتماً باید پیش از ارائه طرح شده باشند. هنگامِ ارائه وقتِ‌ مثال ساختن نیست.
هنگامِ ارائه‌ی شفاهی پاهایمان را کمی بیشتر از حد معمول از هم باز کنیم. چون این کار به حاضران نوعی احساسِ تسلط داشتن القا می‌کند. هنگامِ ارائه زیاد قدم نزنیم. این کار مخاطبان را ناراحت می‌کند.
وقتِ ارائه زمانِ آن نیست که به کسی که دوستش داریم بیشتر نگاه کنیم! به همه نگاه کنیم و همه را مخاطبِ گفتارِ خود بدانیم.
طوری بایستید که جلوی نورِ پرژکتور را نگیرید. ولی اگر چاره‌ای نیست، گهگاه جای خود را عوض کنید تا همیشه یک جای آن قرار نگرفته باشید.

راهنمایی‌هایی برای ارائه‌کننده

سؤالات را پیش‌بینی کنید و پاسخ‌های مناسب را از قبل آماده کنید. حتی اگر می‌خواهید کارِ کامل و بی‌نقصی انجام دهید، چند اسلاید برای پاسخ به سؤالاتی که پیش‌بینی می‌کنید به وجود می‌آید تهیه کنید.
خوش بگذرانید و از کارِ خودتان لذت ببرید.
انرژی بدهید، سرگرم کنید، و آموزش دهید.
طوری بایستید که بدنتان کاملاً رو به مخاطبان باشد.
زمین را زیرِ پای خودتان احساس کنید!
نفسِ عمیق بکشید!